重要事項説明書はひな形をもとに作成しなければいけないのでしょうか。

ひな形はあくまでも参考として提供しているものです。
①運営規程の概要
②職員の勤務体制
③利用者負担
④その他の利用申込者の保育の選択に資すると認められる重要事項
(地域型は⑤連携施設の種類、名称、連携協力の概要)
が網羅されている場合は、「入園のしおり」等の既存の書類でも構いませんので、別途作成していただく必要はありません。

重要事項説明書と運営規程はそれぞれ策定しなければいけないのでしょうか。

重要事項説明書と運営規程は、それぞれ策定してください。重要事項説明書は保護者に説明し、同意を得たうえで交付していただくものであり、運営規程は園の管理規程(園の規則)として定めていただき、確認(みなし確認)申請に必要な書類のうちの一つとして市にご提出いただきます。

横浜市 よくあるお問い合わせとその回答(FAQ)

重要事項説明書の同意は文書で取らなければいけないのでしょうか。

条例上は、利用者負担が実費徴収のみであれば、文書による同意までは求めていませんが、重要事項説明書に記載されている内容をきちんと説明し、同意を得たということを書面で残しておくことを推奨する意味で、ひな形に入れています。

重要事項の説明の署名及び同意の署名の文書については、原本を園で保管し、写しを重要事項説明書とともに保護者に交付するようにしてください。